Dịch vụ quản lý hành trình cho đoàn lớn 5 cách quản lý hiệu quả

Dịch vụ quản lý hành trình cho đoàn lớn 5 cách quản lý hiệu quả Du Lịch Gia Đình và Du Lịch MICE – Xu Hướng Phát Triển Mạnh Mẽ

Trong những năm gần đây, du lịch gia đình và du lịch MICE đang trở thành những xu hướng phổ biến, thu hút sự quan tâm của đông đảo khách du lịch. Cả hai hình thức này đều có đặc điểm chung là thu hút một số lượng lớn du khách tham gia vào mỗi tour. Nói một cách khác, họ thường đi theo nhóm lớn. Đây chính là cơ hội tuyệt vời để các doanh nghiệp du lịch nâng cao doanh thu từ việc phục vụ những đoàn khách đông đúc.

5 Cách Quản Lý Booking Tour Du Lịch Cho Nhóm Lớn Hiệu Quả

Tuy nhiên, việc tổ chức tour cho một nhóm lớn khách hàng cũng không phải là điều dễ dàng. Nếu không xử lý đúng cách, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với sự không hài lòng từ phía khách hàng. Vậy làm thế nào để mang đến một trải nghiệm tuyệt vời và cá nhân hoá cho từng thành viên trong một nhóm lớn? Dưới đây là một số mẹo giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả. Áo cưới Tuy Hoà Phú Yên
Dịch vụ quản lý hành trình cho đoàn lớn 5 cách quản lý hiệu quả

Group Booking Là Gì?

Group booking (hay booking theo nhóm) là quá trình đặt tour cho một nhóm người cùng tham gia. Thay vì mỗi cá nhân tự đặt tour riêng lẻ, một người đại diện của nhóm sẽ thực hiện việc booking và xử lý các yêu cầu cho cả nhóm.

Group booking thường được áp dụng trong các chuyến du lịch tập thể, du lịch công ty, hoặc các chuyến đi dành cho gia đình và bạn bè, nơi có một nhóm đông người tham gia. Số lượng người trong mỗi nhóm booking có thể dao động từ vài người cho đến hàng chục hoặc hàng trăm người.

5 Mẹo Để Quản Lý Booking Nhóm Lớn Hiệu Quả

1. Tự Động Hoá Quy Trình

Tự động hoá quy trình là bước quan trọng đầu tiên cần thực hiện, và nó vô cùng đơn giản. Nếu bạn đang sử dụng hệ thống booking trực tuyến, hãy đảm bảo rằng bạn đã tự động hoá việc giao tiếp với khách hàng, bao gồm việc nhắc nhở và yêu cầu đánh giá sau chuyến đi. Điều này giúp mỗi thành viên trong nhóm nhận được thông tin rõ ràng và cá nhân hoá mà không cần bạn phải làm việc thêm. Các tin nhắn tự động giúp tạo trải nghiệm tích cực cho khách hàng, giảm thiểu số lượng khách không tham gia và nâng cao tỷ lệ đánh giá và phản hồi từ khách hàng.

2. Phân Tích Nhu Cầu Của Mỗi Thành Viên Trong Nhóm

Mỗi thành viên trong một nhóm lớn có thể có những nhu cầu khác nhau, do đó, điều quan trọng là phải xác định những yếu tố cần thiết và ưu tiên của từng người để cá nhân hóa dịch vụ một cách tốt nhất. Bạn có thể khảo sát ý kiến của các thành viên trong nhóm trước khi booking để hiểu rõ mong muốn của họ.

3. Cung Cấp Các Gói Dịch Vụ Linh Hoạt

Với nhóm khách lớn, các gói dịch vụ linh hoạt sẽ giúp bạn đáp ứng được nhu cầu đa dạng của họ. Từ việc lựa chọn phương tiện di chuyển cho đến các điểm đến, món ăn, hay hoạt động đặc biệt, hãy đảm bảo rằng nhóm có thể tuỳ chỉnh trải nghiệm của mình để phù hợp với từng thành viên.

4. Tạo Môi Trường Giao Tiếp Liên Tục

Một trong những yếu tố giúp booking nhóm lớn diễn ra suôn sẻ là duy trì kênh giao tiếp liên tục với khách hàng. Bạn có thể sử dụng email, tin nhắn tự động, hoặc các ứng dụng nhắn tin để giải quyết những câu hỏi phát sinh trong suốt quá trình đặt tour và trong suốt chuyến đi.
Dịch vụ quản lý hành trình cho đoàn lớn 5 cách quản lý hiệu quả

5. Giảm Thiểu Rủi Ro Và Lỗi

Khi quản lý nhóm lớn, việc giảm thiểu rủi ro và những sai sót là điều cực kỳ quan trọng. Bạn cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi final mọi booking, đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều được phục vụ đúng cách và không có sự nhầm lẫn nào xảy ra.

Với những mẹo trên, việc quản lý booking cho các tour du lịch nhóm lớn sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, giúp bạn nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng trưởng doanh thu một cách bền vững.
 

Chào Đón Các Booking Theo Nhóm Với Những Cách Thúc Đẩy Doanh Thu

Việc tìm kiếm công ty du lịch có dịch vụ booking nhóm tốt có thể không phải lúc nào cũng dễ dàng. Do đó, nếu bạn muốn gia tăng số lượng booking theo nhóm lớn, bạn cần chủ động quảng bá dịch vụ của mình. Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn thu hút nhiều khách booking nhóm hơn:

Quảng Bá Gói Tour Cho Nhóm Với Các Tùy Chọn Hấp Dẫn

Hãy tạo ra các gói tour đặc biệt dành cho nhóm với thời gian dài hơn hoặc bao gồm dịch vụ ăn uống, tuỳ thuộc vào nhu cầu của khách hàng. Điều này sẽ giúp nhóm khách có nhiều lựa chọn và cảm thấy được chăm sóc chu đáo hơn.

Cung Cấp Ưu Đãi Và Giảm Giá Cho Các Booking Nhóm

Một cách hiệu quả để khuyến khích khách booking nhóm là cung cấp giảm giá hoặc ưu đãi đặc biệt cho các nhóm có số lượng tối thiểu nhất định. Những ưu đãi này sẽ giúp nhóm cảm thấy mình nhận được giá trị tốt hơn, từ đó khuyến khích họ chọn dịch vụ của bạn.

Sử Dụng Các Đánh Giá Trực Quan Trên Mạng Xã Hội

Chia sẻ các video hoặc hình ảnh về những trải nghiệm tuyệt vời mà các nhóm khách trước đây đã có với bạn trên mạng xã hội. Điều này không chỉ giúp quảng bá dịch vụ mà còn cho phép khách hàng tiềm năng thấy rõ các trải nghiệm thú vị khi đặt tour nhóm tại công ty của bạn.

Cung Cấp Mức Giá Thương Mại Cho Các Tour Team Building

Nếu bạn cung cấp dịch vụ cho các nhóm doanh nghiệp hoặc tổ chức, hãy cung cấp mức giá thương mại cho các tour team building hoặc các dịch vụ du lịch thương mại khác. Việc này sẽ giúp bạn tiếp cận đối tượng khách hàng là các nhóm công ty và tổ chức, mở rộng cơ hội booking nhóm.

Khi bạn nổi bật với hình ảnh thân thiện và chuyên nghiệp trong việc phục vụ các nhóm du khách, đồng thời nhận được nhiều đánh giá tích cực từ khách hàng, bạn sẽ có cơ hội tăng trưởng lượng booking nhóm và giảm thiểu tình trạng thiếu khách trong các ngày tour.
Dịch vụ quản lý hành trình cho đoàn lớn 5 cách quản lý hiệu quả

Cung Cấp Dịch Vụ Bổ Sung Để Nâng Cao Trải Nghiệm

Để tạo ra một chuyến đi gắn kết và đáng nhớ cho các booking nhóm lớn, đồng thời tăng doanh thu, bạn có thể cung cấp các dịch vụ bổ sung. Các nhóm khách thường quan tâm đến việc thêm vào những yếu tố đặc biệt cho chuyến đi của mình. Dưới đây là một số ví dụ:

• Tùy Chọn Rượu Sâm Banh: Cung cấp dịch vụ nâng cấp rượu sâm banh cho bữa sáng sau chuyến bay khinh khí cầu.
• Dịch Vụ Xe Đưa Đón: Nếu bạn sở hữu xe buýt công ty, cung cấp dịch vụ đưa đón từ và đến các điểm tham quan trong thành phố.
• Gói Ảnh Và Video: Cung cấp gói dịch vụ trong đó mỗi thành viên trong nhóm đều nhận được ảnh hoặc video về trải nghiệm của họ, tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ.
• Gói Ảnh Kỷ Niệm: Gia đình hoặc nhóm bạn bè có thể quan tâm đến việc đầu tư vào gói ảnh để lưu giữ những khoảnh khắc đặc biệt từ chuyến đi, chẳng hạn như sinh nhật hay các dịp đặc biệt.

Bằng cách cung cấp các dịch vụ này, bạn không chỉ mang lại một trải nghiệm tuyệt vời cho các nhóm khách, mà còn tạo ra một nguồn doanh thu tăng trưởng vượt trội.
 

Cân Nhắc Sử Dụng Hướng Dẫn Viên Bổ Sung Cho Các Booking Nhóm Lớn

Khi tổ chức các chuyến du lịch cho nhóm lớn, việc có hai hoặc nhiều hướng dẫn viên du lịch hoặc nhân viên hỗ trợ sẽ mang lại nhiều lợi ích quan trọng. Bạn có thể:

• Tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng: Đảm bảo rằng khách hàng nhận được sự chú ý đầy đủ và dịch vụ chuyên nghiệp trong suốt chuyến đi.
• Tối ưu hóa các chiến lược quản lý rủi ro: Chia sẻ trách nhiệm giữa các nhân viên giúp bạn quản lý các tình huống bất ngờ tốt hơn.
• Ủy quyền nhân viên để xử lý các khía cạnh khác nhau: Một nhân viên có thể chú trọng vào an toàn, trong khi nhân viên khác có thể cung cấp thông tin và hướng dẫn du khách khám phá các điểm đến.

Nhiều hệ thống quản lý doanh nghiệp lữ hành hiện nay đều hỗ trợ phân bổ nhân sự cho các chuyến tham quan cụ thể, giúp quy trình quản lý trở nên dễ dàng hơn.

Lên Kế Hoạch Trước Để Đảm Bảo Thành Công

Quản lý booking nhóm lớn có thể mất nhiều thời gian và cần chuẩn bị kỹ càng. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý doanh nghiệp lữ hành phù hợp, các bước chuẩn bị trở nên dễ dàng hơn. Trước ngày tour, bạn cần:

• Kiểm tra bảng điều khiển booking và danh sách ngày hàng ngày để đảm bảo rằng bạn không bỏ sót yêu cầu đặc biệt như ăn chay hay không chứa gluten.
• Lập kế hoạch trải nghiệm phù hợp với các nhóm tuổi và cấp độ thể lực khác nhau trong nhóm.
• Ghi nhớ sở thích và tên của từng thành viên trong nhóm để có thể cung cấp dịch vụ cá nhân hóa, nâng cao sự hài lòng.

Một gợi ý cho các nhà điều hành tour: nếu bạn sử dụng hệ thống như isoCMS hoặc TravelMaster - một công cụ quản lý kinh doanh du lịch, bạn sẽ có thể dễ dàng quản lý toàn bộ quá trình tour 360 độ, từ việc giảm thiểu lỗi sót cho đến việc tổ chức hiệu quả. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng không ai trong nhóm khách bị bỏ lại phía sau.

Chuẩn Bị Kỹ Càng Để Hạn Chế Sai Sót

Chuẩn bị kỹ lưỡng cho các booking nhóm sẽ giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Điều này giúp tạo nên những trải nghiệm du lịch đáng nhớ và làm tăng sự hài lòng của khách hàng.

Lợi Ích Từ Booking Nhóm Cho Kinh Doanh Tour Du Lịch

Các booking nhóm có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp du lịch của bạn, chẳng hạn như:

• Tận dụng công suất: Booking nhóm giúp bạn tối ưu hóa việc sử dụng cơ sở vật chất và dịch vụ, đặc biệt trong các mùa thấp điểm.
• Tăng doanh thu: Các nhóm lớn có thể đóng góp một phần lớn vào doanh thu của bạn, đặc biệt khi bạn cung cấp dịch vụ cho các tổ chức, công ty hay gia đình.
• Mang đến khách hàng hài lòng: Những nhóm khách này có thể trở thành người truyền miệng cho dịch vụ của bạn, góp phần xây dựng thương hiệu mạnh mẽ.

Khi bạn đã chuẩn bị tốt và áp dụng những mẹo này, việc tiếp nhận và quản lý booking nhóm sẽ trở nên dễ dàng hơn, giúp bạn tăng trưởng doanh thu mà không gặp áp lực.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý du lịch linh hoạt và hiệu quả, hãy thử TravelMaster. Đăng ký dùng thử phiên bản demo ngay hôm nay và khám phá cách phần mềm có thể giúp bạn quản lý booking nhóm một cách hiệu quả.

Hãy theo dõi blog của VietISO để cập nhật thêm những kiến thức hữu ích và thông tin mới nhất từ ngành du lịch.